Réglement

Article 1- Organisation

La 1ère édition de l’EKIDEN COFIDIS VILLENEUVE D’ASCQest organisée le 14 octobre 2018 par l’Athlétic Club de Villeneuve d’Ascq (ACVA), section du Villeneuve d’Ascq Fretin Athlétisme (VAFA) affiliée à la Fédération Française d’Athlétisme (FFA) sous le n° 059503.

L’EKIDEN COFIDIS VILLENEUVE D’ASCQ se déroulera exclusivement dans le Quartier de la Haute Borne à Villeneuve d’Ascq, France.

Le parcours, le présent règlement et les différentes implantations seront publiés sur le site internet https://www.ekidenvdascq.fr

Article 2 – Présentation

L’épreuve consiste en un relais effectué par des équipes de 6 athlètes sur la distance du marathon, soit 42,195 km. Chaque équipe peut être mixte, ou non, et peut comprendre des participants de différentes catégories d’âge à partir de la catégorie des cadets (nés avant le 31 décembre 2002 (inclus)). Le parcours de 42,195 km est conforme à la réglementation nationale des courses sur route (IFFA).

Chaque participant ne peut faire partie que d’une seule équipe et ne peut courir qu’un seul relais. En cas de participation d’un participant à plusieurs relais dans une même équipe ou dans des équipes différentes, la ou les équipes en cause seraient immédiatement disqualifiées.

Chaque participant s’engage à ne pas anticiper le départ et à parcourir la distance complète correspondant à son relais avant de passer le relais ou de franchir la ligne d’arrivée. Le non-respect de cette règle entraînera aussitôt la disqualification de l’équipe.

Article 3 – Déroulement des épreuves

Le Marathon relais de l’EKIDEN COFIDIS VILLENEUVE D’ASCQ se dispute avec des équipes comportant 6 relayeurs sur une boucle de 5 km qui devra être effectuée une ou deux fois par athlète en fonction du relais (cf distances indiquées ci-dessous). Le dernier relayeur effectuera une boucle spécifique   menant à l’arrivée d’une longueur de 7,195 Km. Les distances par relais sont les suivantes :

  • 1er relais = 5 km
  • 2ème relais = 10 km
  • 3ème relais = 5 km
  • 4ème relais = 10 km
  • 5ème relais = 5 km
  • 6ème relais = 7, 195 km

Horaire

Le départ aura lieu à 10h00. Il n’est pas obligatoire que tous les membres de l’équipe soient présents.

Le délai maximum pour parcourir les 42,195 kilomètres est fixé à 5h00 pour chaque équipe.

Article 4 – Conditions de participation

L’épreuve est ouverte aux coureurs licenciés et non licenciés, nés avant le 31 décembre 2002 (inclus). Il est expressément indiqué que les coureurs participent à la compétition sous leur propre et exclusive responsabilité. Cependant, pour les mineurs, l’inscription ne sera acceptée qu’à la condition qu’une autorisation parentale pour la participation à l’EKIDEN COFIDIS VILLENEUVE D’ASCQ soit remplie. Pour les dossiers d’inscription incomplets, la participation à la compétition est subordonnée à la présentation par chaque membre de l’équipe lors du retrait des dossards :

  • soit d’une licence délivrée par la FFA et en cours de validité : licence Athlé compétition, licence Athlé running, Pass’Running, Pass’ J’aime Courir ou licence Athlé entreprise
  • soit d’une licence compétition FFCO, FFPM, FFTri, en cours de validité
  • soit d’une licence sportive, en cours de validité à la date de la manifestation, délivrée par une fédération uniquement agréée, sur laquelle doit apparaître, par tous moyens, la non contre-indication à la pratique de l’Athlétisme en compétition ou de la course à pied en compétition
  • soit d’une licence UNSS ou UGSEL si l’engagement est réalisé par l’établissement ou l’association sportive scolaire, en cours de validité
  • soit d’un certificat médical de non contre-indication à la pratique du sport en compétition ou de l’athlétisme en compétition ou de la course à pied en compétition datant de moins d’un an

Une copie de ces documents sera conservée par l’organisateur en tant que justificatifs en cas d’accident.

Article 5 – Inscriptions

L’inscription des équipes se réalise uniquement et seulement en ligne sur le site https://acva.asso.fr/ekiden. Toute inscription ne sera prise en compte qu’à la condition d’être complète (bulletin d’adhésion dûment complété, autorisation parentale pour les mineurs, règlement effectué) pour toute l’équipe. Toutefois le certificat médical de non contre-indication à la pratique du sport ou une des licences sportives mentionnées à l’article 4, pourra être téléchargé ou présenté lors du retrait des dossards.

Tout engagement est personnel, ferme et définitif, et ne peut faire l’objet de remboursement pour quelque motif que ce soit. Dans le cas où l’épreuve serait annulée, l’organisation remboursera les frais d’inscription aux participants. Cependant les frais de transaction payés lors de l’inscription, sur le site https://www.ekidenvdascq.fr/ ne seront en aucun cas remboursés.

Aucun transfert d’inscription n’est autorisé pour quelque motif que ce soit. Toute personne rétrocédant son dossard à une tierce personne, hors cas prévu ci-dessus, sera reconnue responsable en cas d’accident survenu ou provoqué par cette dernière durant l’épreuve. De plus, son équipe sera automatiquement disqualifiée.

L’organisation décline toute responsabilité en cas d’accident face à ce type de situation.

Tarifs par équipe – Inscription en ligne

Inscription en ligne jusqu’au dimanche 7 octobre minuit et dans la limite des places disponibles (300 équipes)

Tarif jusqu’au 7 octobre 2018 minuit :

Entreprises, clubs FFA ou non FFA : 60 €

Article 6 – Dossards

L’ensemble des dossards de l’équipe sera donné en une fois, dans une seule et même enveloppe, à condition que le dossier soit complet. Une seule personne peut donc retirer l’ensemble des dossards de son équipe. La présentation d’une des licences mentionnées à l’article 3 du présent règlement ou du certificat médical de non contre-indication à la pratique du sport ou de la course à pied en compétition pourra être demandée en cas de dossier incomplet.

Horaires de retrait des dossards :

  • le samedi 13 octobre entre 10h et 12h et entre 14h00 et 18h00 au magasin DECATHON Campus,
  • le dimanche 14 octobre entre 7h30 et 8h30 sur le site de l’épreuve.

Toute affectation de dossard est ferme et définitive. Aucun dossard ne sera envoyé par la poste. Les dossards doivent être entièrement visibles, attachés à l’aide d’épingles. Les dossards sont numérotés de 1 à 6 et doivent être portés dans l’ordre des relais. Le dossard devra être entièrement lisible lors de la course.

Article 7 – Jury Officiel

Il est composé d’un jury officiel FFA. Dans l’hypothèse d’un litige, les concurrents pourront faire appel directement auprès du juge (par voie orale ou écrite) dans un délai de 30 minutes à compter de leur arrivée. La décision du juge arbitre est sans appel. Il est assisté de juges et de commissaires de course également désignés par la FFA.

Mesurage des courses à label

Le parcours de l’EKIDEN COFIDIS VILLENEUVE D’ASCQ d’une longueur de 42,195 km est étalonné à l’aide de la méthode de la bicyclette calibrée et est conforme aux dispositions réglementaires nationales de la Charte des Courses Hors Stade de la Fédération Française d’Athlétisme (FFA). Les kilomètres intermédiaires de la boucle de 5km sont mesurés et indiqués au sol et par des panneaux sur les parcours.

Article 8 – Chronométrage

Le chronométrage sera effectué par un système de puce sur le dossard et réalisé par une société de chronométrie agréée. Les puces électroniques seront initialisées automatiquement sur la ligne de départ et servira de contrôle de régularité de course.

Un concurrent n’empruntant pas la chaussée ne pourra être classé à l’arrivée.

Article 9 – Les récompenses

Chaque participant se verra remettre un cadeau souvenir.

Challenge entreprises (toutes catégories)

  • 3 premières équipes masculines
  • 3 premières équipes féminines
  • 3 premières équipes mixtes officielles (3F+3H)
  • 3 premières équipes mixtes libres (2+4 | 1+5)

Classement non entreprises (toutes catégories)

  • 3 premières équipes masculines
  • 3 premières équipes féminines
  • 3 premières équipes mixtes officielles (3F+3H)
  • 3 premières équipes mixtes libres (2+4 | 1+5)

Challenge entreprises de la Haute Borne

L’entreprise de la Haute Borne la plus rapide devient propriétaire du trophée des vainqueurs. Cette entreprise s’engage à remettre en jeu le trophée lors de la prochaine édition.

Seules les équipes présentes à la remise des prix pourront avoir leurs récompenses.

Challenge des records

Une prime de 300€ sera offerte à l’équipe féminine ou mixte qui réalisera un chrono inférieur à celui établi par Clémence à Berlin en août 2018, soit moins de 2h26’28’’.

Une prime de 300€ sera offerte à l’équipe masculine ou mixte, qui réalisera un chrono inférieur à celui établi par Abdelatif Meftah à Berlin en août 2018, soit moins de , 2h19’23’’.

Seule une équipe sera récompensée par challenge.

Article 10 – Abandon

Tout concurrent souhaitant abandonner devra se présenter au Village afin de remettre son dossard et sa puce électronique de chronométrage.

Article 11 – Sécurité/ Dispositif médical

La sécurité routière est assurée par l’organisation avec le soutien de la Préfecture de Police et de la Police municipale. L’organisateur, les concurrents, les partenaires et le public doivent se conformer aux arrêtés de la ville de Villeneuve d’Ascq et de la Préfecture.

Un dispositif médical sera mis en place sur le Village de l’épreuve le dimanche 14 octobre  de 8 heures à 15 heures. Le service médical sera assuré par des médecins et une association de secouristes. Le service médical mis en place a compétence pour décider de la mise hors course d’un concurrent pour des raisons médicales.

Article 12 – Accompagnateurs

En application du Règlement des Courses Hors Stade, tout accompagnateur, à pied, à bicyclette, en roller ou sur tout engin motorisé ou non, est interdit sur le parcours. Sa présence entraînera immédiatement la disqualification de l’équipe sans que ce dernier puisse prétendre à une quelconque réclamation et/ou indemnisation.

L’accompagnateur pourra être tenu pour responsable de tout accident et/ou incident survenu du fait de sa présence sur le parcours et pourra faire l’objet de poursuites judiciaires. Il est strictement interdit de courir accompagné d’un animal, même tenu en laisse.

L’organisation dégage toute responsabilité en cas d’accident provoqué par la présence d’un animal sur le parcours.

Article 13 – Ravitaillements

Un point d’eau sera installé à la sortie de la zone relais-arrivée.

Article 14 – Assurances

Assurance Responsabilité civile : Conformément à la législation en vigueur, l’organisateur a souscrit une assurance couvrant les conséquences pécuniaires de sa responsabilité civile, celle de ses préposés et de tous les participants à l’EKIDEN COFIDIS VILLENEUVE D’ASCQ.

En ce qui concerne la responsabilité civile des participants, l’intervention de cette assurance pour ces derniers est limitée aux accidents qu’ils pourraient causer à l’occasion du déroulement de la manifestation sportive. Cette garantie interviendra en complément ou à défaut d’autres assurances dont ils pourraient bénéficier par ailleurs.

Un justificatif peut être communiqué à tout participant sur simple demande.

Assurance individuelle accident

L’organisation recommande à tous les participants qui n’auraient pas d’assurance personnelle couvrant leurs dommages corporels, notamment les non-licenciés à une fédération sportive, de souscrire une assurance individuelle accident dans le cadre de leur participation à l’épreuve. 12

Article 15 – Droit à l’image

Par sa participation à l’EKIDEN COFIDIS VILLENEUVE D’ASCQ, chaque concurrent autorise expressément l’ACVA à utiliser ou faire utiliser ou reproduire ou faire reproduire son nom, son image, sa voix et sa prestation sportive dans le cadre de l’Ekiden en vue de toute exploitation directe ou sous forme dérivée et ce, sur tout support, dans le monde entier, par tous les moyens connus ou inconnus à ce jour pour une durée de 5 ans. Cette utilisation pourra être réalisée à titre commercial ou afin d’assurer la promotion de l’épreuve. L’ACVA s’engage à ne pas utiliser l’image des concurrents d’une manière qui pourrait être dévalorisante ou attentatoire à la vie privée des participants.

Article 16 – Loi Informatique et Libertés/ Publication des résultats

Conformément à la loi du 6 janvier 1978 modifiée, dite « informatique et libertés » les concurrents disposent d’un droit d’accès et de rectification de leurs données personnelles. Toute participation à l’EKIDEN COFIDIS VILLENEUVE D’ASCQ implique que le participant accepte et autorise la publication de ses données personnelles (nom, prénom, date de naissance) sur le site internet de la FFA, de la Ligue d’athlétisme des Hauts de France  et de l’EKIDEN COFIDIS VILLENEUVE D’ASCQ.

Les coordonnées pourront en outre être communiquées aux partenaires de l’épreuve. Si les participants ne le souhaitent pas, ils disposent de la possibilité de s’y opposer en le précisant sur le bulletin d’inscription.

Si les participants souhaitent exercer leur droit d’accès et de rectification, ils peuvent contacter la FFA à l’adresse suivante : cil@athle.fr

Article 17 – Force majeure

En cas de force majeure, catastrophe naturelle ou de toute autre nature mettant en danger la sécurité des concurrents, l’organisation se réserve le droit d’annuler ou d’interrompre l’épreuve et s’engage à rembourser les frais d’inscription de chaque participant.

Article 18 – Acceptation du Règlement

La participation à l’EKIDEN COFIDIS VILLENEUVE D’ASCQ implique l’acceptation expresse par chaque concurrent du règlement. Les concurrents (ou représentant légal pour les mineurs) reconnaissent avoir pris connaissance du présent règlement. L’organisation se réserve le droit d’apporter toute modification qu’elle jugera nécessaire au bon déroulement de la manifestation.